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完善住房公积金归集提取业务内部控制制度的建议

 

住房公积金制度是我国社会保障体系的重要组成部分。近年来,伴随着住房公积金规模的日益庞大,公积金在加快城镇住房制度改革、完善住房供应体系、改善中低收入家庭居住条件等方面发挥着重要作用。强化住房公积金管理运作中的内控机制,尤其是针对归集提取工作,是确保住房公积金资金安全措施中的重要组成部分,是维护缴存人利益,坚持“以人为本”的思想体现,是学习落实“将改革进行到底”的内在要求。

一、住房公积金归集提取业务层面的内部控制活动
  住房公积金管理中心在设计业务流程和操作规程时,应考虑各个流程潜在的风险,并将内部控制的要求嵌入各个流程中。
  1、归集业务的控制活动
  归集业务主要风险点:住房公积金账户管理混乱,存在缴存单位或个人信息错误或不完整、空户、休眠户、一人多户等现象;审批业务不依程序办理或超时办理;申请资料不全等。
  归集业务控制措施:住房公积金开户、汇缴、补缴等业务,应制定规章,防止或修正上述账户管理的情况,待住房公积金综合信息系统上线后,要全面清查公积金账户,逐一核对和补录账户信息,真正实现单一账户管理,杜绝因职工信息不全等原因导致的串户问题;其他归集管理业务,如缴存比例和缴存基数的调整、缓缴、少缴补缴申请、缴存证明和贷款证明等业务,按事先制定的流程和程序,严格审查证明材料,依时办理。
  2、提取业务的控制活动
  提取业务主要风险点:单人完成整笔提取业务,随意性大、容易滋生舞弊行为;对材料真实性判断手段落后,容易产生差错;申请人的提取材料不全;非规定的提取范围;非规定的提取人;身份证件无效;提取金额超过规定额度等。
  提取业务控制措施;重设提取流程,建立提取业务二人审批制度,即一人初审,一人复核、审批;改善证明材料辨识、审核的手段,比如借助业务系统,与有关部门联网核查资料的真实性,防止伪造资料骗提行为;严格审查提取人的资格和提取额度。

二、住房公积金归集提取业务内部控制的关键点

1、不相容职务分离控制
  不相容职务分离的核心是“内部牵制”,这是岗位间互相监督、互相制约,防范风险的重要举措。住房公积金归集和提取的业务活动通常可以划分为授权、签发、核准、执行和记录五个步骤。每个步骤都应由相对独立的人员或部门分别实施,确保不相容职务的分离,从而发挥内部控制的作用。住房公积金管理中心的不相容职务主要包括:提取业务中的初审岗与审批岗。
  2、授权审批控制
  有效的内部控制要求住房公积金归集提取每项业务活动都必须经过适当的授权批准。授权审批控制要求住房公积金管理中心根据授权的规定,明确各岗位办理业务的权限、审批程序和相应责任。合理的授权应明确规定:所有业务活动未经授权不能被执行;所有人员不经合法授权,不能行使相应的权力,即授权者和被授权者均应在规定的范围内行事,不能随意越权授权和越权执行有关的权力;无特殊情况,所有业务与人员一经授权必须予以执行。
    三、完善住房公积金归集提取业务内部控制的建议
  住房公积金管理中心在开发信息系统时,还要充分考虑各项业务的主要风险点,对可借助系统控制部分,预先设定,降低人为因素对内部控制实施的影响。可以主要从对各岗位的授权限制、对流程的限制、对审批条件的限制等方面进行考虑。
  (一)提高内部控制意识和重视内部控制文化建设
  内部控制制度得以实施和完善的基础在于全体人员对内部控制的正确认识。让全体人员逐步理解其在内部控制中的职责,并在日常工作中贯彻内控要求,形成住房公积金管理的内部控制文化,所有员工自觉按制度行事,营造良好的内部控制环境。归集提取业务部门与稽核部门配合做好归集提取业务的内部控制管理和监督。

(二)住房公积金归集提取管理信息系统与部门联网
  开发住房公积金管理归集提取信息系统时,可考虑与相关部门联网,获取住房公积金业务的相关信息,为住房公积金扩面工作提供依据,也可在一定程度上规避骗提、套取等风险。例如,与工商行政管理局联网,帮助确定应建立住房公积金制度的单位数量;与社会保障局联网,参考工伤保险的人数,帮助确定住房公积金应缴人数;与房产管理局联网,取得当地房产交易数据,为提取业务确定房产交易的真实性等。
    

来源:常德市住房公积金管理中心 作者:曾欣 2017年8月18日10:28
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